«Великолепные мероприятия» Александр Шумович


Слово «Клиент» всегда и во всех случаях пишется с большой буквы К.

Что нужно сделать до начала мероприятия – Обеспечить визуальное оформление места проведения. – Проверить оборудование (презентационное, свет, звук, аппаратуру для перевода и пр.). – Проверить место рассадки участников. — Подготовить навигационные знаки.

Регистрационный стол – святое место. Здесь всегда должен быть идеальный порядок. – За столом никогда и ни при каких обстоятельствах нельзя пить кофе, курить. – На столе не должно быть никакого мусора, обрезков бумаги и т. п. – Все, что лежит на столе, должно лежать очень аккуратно, ровно и в полном порядке. – Утром во время регистрации нельзя сидеть. Это возможно только после начала конференции, когда все гости зайдут в зал. Если к столу регистрации подходит Клиент, нужно обязательно сразу же встать. – Работники компании никогда не должны стоять перед столом регистрации, чтобы не мешать Клиентам. Мы стоим только за столом. – Специальная ткань или скатерть должны полностью закрывать стол, чтобы не были видны ноги под столом. Это касается как регистрационного стола, так и президиума.

Координация и логистика вашего мероприятия.

1. Общая координация мероприятия. Все время следите, чтобы все было в порядке. Пусть в зале, где проходит мероприятие, всегда находится ваш человек, который следит за уровнем освещенности (добавляет или убавляет свет), за температурой (должно быть чуть-чуть прохладно), за уровнем шума (ремонт в соседнем помещении не должен мешать вашей встрече). Если у докладчика или участников возникли какие-то технические проблемы (например, не работает микрофон), этот человек сможет их оперативно решить (починить неработающий микрофон, просто включив его).
2. Контроль и управление сервисом места, где проходит мероприятие, и вспомогательным, техническим персоналом, кейтерингом и пр.
3. Техническое ассистирование. Например, помощь кликера при просмотре слайдов: некоторые докладчики любят, чтобы им ассистировали, и они стильно говорят: «Следующий слайд, пожалуйста».
4. Поддержание порядка. Регистрационный стол должен быть образцом порядка с самого начала до самого конца мероприятия. Нигде не должно быть мусора, окурков, кофе и прочих проявлений безалаберности до последней секунды. Стол организаторов – это святое место мероприятия.
5. Анкетирование участников. Если вы хотите узнать о том, как участники восприняли ваше мероприятие, проведите анкетирование.

6. Фотосъемка. Если на вашем мероприятии есть важные памятные моменты и вообще фотоотчет очень важен – не пожалейте денег и наймите профессионального фотографа.


Очень важная часть мероприятия – финальное благодарственное письмо, о котором нередко почему-то забывают. Человеку приятно, когда о нем помнят и после того, как он заплатил деньги (или сделал свою работу). Докладчикам нужно написать «спасибо, что выступили»; участникам – «спасибо, что приняли участие»; партнерам – «спасибо, что поддержали».


Регистрационный стол. Если участников много, расставьте указатели с буквами алфавита (А, Б, В… Я) или блоков (А-Д, Е-З… Э-Я).  Позаботьтесь о том, чтобы было достаточно регистраторов (не менее одного на 30 приглашенных при регистрации в течение часа). Для этого придумали стол решения проблем (СРП).

Контроль и управление сервисом места, где проходит мероприятие, и вспомогательным, техническим персоналом, кейтерингом и пр. Координация перемещений участников (на обед, на кофе), управление паузами.

Принимая решение о проведении мероприятия, любой организатор должен задуматься о том, для чего он это делает, то есть определить цели и задачи.


Мероприятие – уникальный отрезок времени, проводимый с использованием ритуалов и церемоний для удовлетворения особых потребностей.


Очень часто возникает соблазн убить двух зайцев и скомбинировать аудиторию: провести мероприятие и для внутренней, и для внешней аудитории. Это рискованный шаг, так как у этих аудиторий могут быть разные интересы.
Клиент не должен быть удовлетворен… Он должен быть счастлив! Поймите, зачем вы делаете мероприятие. Поймите, зачем люди идут на мероприятие.

Подготовка мероприятия у меня вместилась в «12 П». 1. Проведение 2. Причина 3. Подготовка 4. Программа 5. Планирование 6. Партнеры и подрядчики 7. Помещение 8. Персонал 9. Проблемы 10. Продвижение 11. Продажи 12. Прибыль!

Творческие идеи должны соответствовать целям мероприятия. Общая выполнимость проекта. Трезво оцените, возможно ли воплотить все предложенные идеи. Будьте реалистами; – соответствие ограничениям бюджета. Постарайтесь, чтобы затраты на ваш проект окупились. Или как минимум не превысили выделенный на него бюджет; – достаточная численность персонала и его квалификация. Оцените, хватит ли у вас персонала для воплощения идей. Учтите, насколько загружены ваши коллеги, сможете ли вы их мобилизовать; – правильный расчет времени. Хватит ли его на подготовку мероприятия и реализацию всех креативных идей? Время – тоже ограниченный ресурс со своей стоимостью.

Подумайте, кто будет лицом вашего мероприятия. И пусть это будет правильный человек, которого вы планировали, а не тот, кто получил эту роль спонтанно.

Уделите достаточно внимания созданию атмосферы мероприятия. Это тот образ, то общее впечатление, которое отметят и запомнят участники. Интенсивность освещения. Если вы хотите создать деловую атмосферу, зал, где происходит мероприятие, должен быть освещен достаточно, но не слишком. Приглушенный свет предполагает, что у вас атмосфера камерная, располагающая к эмоциональному неформальному общению, атмосфера вечернего приема. Яркий, агрессивный свет подойдет для очень торжественного мероприятия или презентации. На деловом мероприятии слишком яркий свет в зале будет создавать дискомфорт.

Визуальная поддержка, шоу. На презентации или фуршете в каком-то месте имеет смысл поставить экран, на котором крутится фильм или клип. Люди будут останавливаться и смотреть. Помните, что цвета программируют определенную реакцию человека: красный возбуждает, зеленый успокаивает и т. д. Оформите зал с использованием цветов, воздушных шариков и композиций из них.

Выдавайте какой-то общий элемент одежды, который все участники будут надевать. Например, повязку на руку или на шею, одинаковые брошки или значки, декоративные снежинки, майки и т. п. Это зависит от типа вашего мероприятия. Позаботьтесь о том, чтобы наиболее важный элемент бэджа был напечатан максимально крупно, чтобы его было легко прочитать. Звук и акустика. Как и в случае с освещением, сила звука будет менять атмосферу мероприятия – добейтесь нужного вам восприятия и интенсивности. Постарайтесь заранее проверить акустику помещения, где будет происходить мероприятие.

Меняйте музыку в зависимости от ваших целей. Даже если у вас исключительно деловое мероприятие, ставьте музыку в перерывах, это позволит участникам расслабиться. После этого мы купили большой и звонкий колокольчик на ручке. Теперь достаточно одного человека, который в течение минуты звонит в зале, где проходит кофейная пауза. Все участники сразу понимают, что это за сигнал, и отправляются в зал заседаний.

Текстура. Соответствие имиджу. Пощупайте вслепую ваши приглашения, ваши скатерти. Потому что участники будут это делать. Обоняние как никакое другое наше чувство взаимодействует с памятью. Учтите и используйте это. Отныне обоняние для вас орган памяти.

Ассоциации. Проверьте, какие ассоциации вызывает тот или иной запах. У большинства россиян Новый год ассоциируется с запахом мандаринов, хвои, оливье, шампанского (у некоторых с запахом бенгальских огней). Если поставить ароматизатор (например, ароматическую свечку) на батарею, откуда идет теплый воздух, можно быстро наполнить помещение приятным ароматом.

Короткий тест на творческую полноценность мероприятия. Проверьте, какие из указанных элементов, оказывающих воздействие на определенные органы чувств, присутствуют в вашем мероприятии.


Помните: от организатора хорошего мероприятия ожидают: – внимания, внимания, внимания; – четкого выполнения обязательств; – быстрого реагирования; – предвосхищения запросов; – отсутствия накладок; – детальной отчетности; – продуманной концепции.


 

Позаботьтесь о первом и последнем впечатлении о вашем мероприятии. Человеческая психика устроена так, что именно эти моменты лучше всего запоминаются.

Постарайтесь овеществить участие в вашем мероприятии. Выдайте памятный сертификат, печатные материалы мероприятия, фирменный сувенир или подарок. Ощутив их в руках, участник глубже осознает ценность мероприятия.

В типичном случае, если подготовка мероприятия начинается за несколько месяцев, вам понадобятся три плана: – общий план работ – понедельный или помесячный; – Составьте общий список всех работ, которые предстоит сделать перед мероприятием. – план заключительного этапа: в последние несколько дней перед мероприятием, когда подходят все дэд-лайны (от англ. deadline – окончательные, крайние сроки), соединение всех временных компонентов должно быть филигранным; – сценарий самого мероприятия. Будет вполне правильно, если он будет поминутным. – Распишите ключевые даты. Это своеобразные чекпой-нты – контрольные точки, в которых проверяется, насколько успешно выполняется план. – Проверьте, как даты согласуются с календарем, учтите праздники, выходные и пр. Посмотрите, как даты соотносятся с планами работ компании в целом: не пересекаются ли запланированные действия с отпуском руководства, участием компании в выставках, участием в крупных проектах всего доступного коллектива фирмы…

Общие правила – Место сбора – стол регистрации, зал 1, 4-й этаж. Если ваша работа по сценарию закончилась или образовалась пауза, все возвращаются к столу регистрации. – За столом регистрации должен быть идеальный порядок. Всегда. – Экстренные вопросы, все организационные изменения и дополнения сообщаются Анне (8-ххх-ххх-хх-хх). – Если участник конференции задает вам вопрос, на который вы не можете ответить, скажите, что вы через минуту все выясните, и дайте ответ ровно через минуту, как и обещали. – Покажите всем, что вы профессионал, способный справиться со своей работой. Причем идеально. – Все задействованные лица – организаторы конференции должны знать, где и какой зал находится, что в нем состоится и в котором часу. Эта информация содержится в программе.

– Имея список работ, расставьте их логически в обратном порядке, начиная от дня предстоящего мероприятия и до настоящего момента. Время – единственный полностью невосполнимый ресурс из всего, что мы имеем. Не ограничивайтесь просто прочтением этой главы. – ЛЕК отличает универсальность.


Любая задача может быть решена, вне зависимости от сроков и места проведения мероприятия. Мы все любим волшебников.


Чтобы ничего не упустить при подготовке мероприятия, возьмите за правило создавать документ, который будет отражать состояние дел на каждом этапе. Это может быть своеобразный чек-лист (для себя мы называем его «путевой лист мероприятия»), который заполняется по мере выполнения работ.

Необходимые качества организатора мероприятия: – СПОКОЙСТВИЕ!!!

Вы ко всему готовы, все варианты просчитаны, и вы знаете, как себя вести. И ваша команда знает; – внимательность. Сила мелочей в том, что их много. Не упускайте из виду ничего. – дружелюбие. Что бы ни случилось, ваши гости – это ваши Клиенты, и к ним нужно относиться максимально дружелюбно; – находчивость. Даже если вы не приготовили вариант для сложившейся ситуации, вы должны быть твердо уверены, что быстро найдете приемлемый выход; – компетентность. Знание вашего мероприятия и всех его составных частей, опыт, внимание должны убедить Клиентов, заказчиков, что вы решите любую проблему. И вы тоже должны в это верить; – «паранойя». Будьте всегда начеку.

– Имейте на мероприятии при себе список всех ключевых персон с номерами мобильных телефонов. – Имейте при себе заряженный мобильный телефон и зарядное устройство. – На вашем счете за мобильный телефон должны быть деньги (чтобы его не отключили).


Важно все предусмотреть, быть въедливым, внимательным, скрупулезным, все тщательно планировать и ничего не забывать.


Идеи для размещения логотипа вашей компании, слогана мероприятия и пр. Используйте для этого: – особый сайт мероприятия; – растяжки, плакаты; – специально оформленный регистрационный стол и президиум (и трибуну);– таблички в президиум; – фирменные бэджи для участников и особые для организаторов; – фирменные календари; – фирменные ручки; – фирменные блокноты для записей; – фирменные пакеты; – сумки; – майки; – кружки; – визитницы; – зонты; – офисные сувениры, мягкие игрушки; – фирменные CD-болванки для записи материалов; – проектор для демонстрации роликов или фильма; – сертификаты об участии (дорогие, в рамках и под стеклом); – другие подарки.

– Организуйте лотереи и соревнования с призами, устройте розыгрыши. Азарт – великое чувство, и азартных людей не так уж мало.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.